1. A Szabályzat célja és hatálya

Cél

Jelen Szabályzat célja, hogy meghatározza a V-Plan Kft által vezetett nyilvántartások működésének törvényes rendjét, valamint biztosítsa az adatvédelem alkotmányos elveinek, az adatbiztonság követelményeinek érvényesülését, és megakadályozza a személyes adatokhoz való jogosulatlan hozzáférést, az adatok megváltoztatását és jogosulatlan nyilvánosságra hozatalát.

Jelen Szabályzat az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: „Infotv.”) előírásai alapján készült, azonban elkészítése során a V-Plan Kft a közeljövőben hatályba lépő új Európai Uniós adatvédelmi rendelet (az Európai Parlament és a Tanács 2016/679 Rendelete; a továbbiakban: „GDPR”) által bevezetendő szabályozásra is tekintettel volt.

Hatály

Jelen Szabályzat hatálya kiterjed a V-Plan Kft tevékenységeihez kapcsolódó - a belső munkavállalókkal kapcsolatos és a megbízások teljesítése során érintett - személyes adatait érintő valamennyi adatkezelésre.

2. Alapfogalmak

„Érintett”

Érintettnek minősül bármely meghatározott, személyes adat alapján azonosított vagy - közvetlenül vagy közvetve - azonosítható természetes személy (Infotv. 3. § 1. pont; GDPR 4. cikk 1. pont).

„Személyes adat”

Személyes adatnak minősül az érintettel kapcsolatba hozható adat - különösen az érintett neve, azonosító jele, valamint egy vagy több fizikai, fiziológiai, mentális, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára jellemző ismeret -, valamint az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés (Infotv. 3. § 2. pont; GDPR 4. cikk 1. pont).

Személyes adatok az azonosító és a leíró adatok:

• Az azonosító adatok az érintett egyediesítésére szolgálnak, lehetnek természetes vagy mesterséges azonosító adatok. Természetes azonosító adat különösen az érintett neve, anyja neve, születési helye és ideje, lakóhelyének vagy tartózkodási helyének címe. Mesterséges azonosító adatok a matematikai vagy más algoritmus szerint generált adatok, vagy különösen a személyi azonosító kód, a társadalombiztosítási azonosító jel, az adóazonosító jel, a személyi igazolvány száma, valamint az útlevél száma.

• A leíró adatok az adatkezelés célja tekintetében releváns egyéb adatok. A meghatározott természetes személlyel kapcsolatba nem hozható leíró adat (pl. statisztikai adat) nem személyes adat.

„Adatkezelés” az alkalmazott eljárástól függetlenül az adaton végzett bármely művelet vagy a műveletek összessége, így különösen gyűjtése, felvétele, rögzítése, rendszerezése, tárolása, megváltoztatása, felhasználása, lekérdezése, továbbítása, nyilvánosságra hozatala, összehangolása vagy összekapcsolása, zárolása, törlése és megsemmisítése, valamint az adat további felhasználásának megakadályozása, fénykép-, hang- vagy képfelvétel készítése, valamint a személy azonosítására alkalmas fizikai jellemzők (pl. ujj- vagy tenyérnyomat, DNS-minta, íriszkép) rögzítése (Infotv. 3. § 10. pont; GDPR 4. cikk 2. pont).

„Adatkezelő” az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely önállóan vagy másokkal együtt az adat kezelésének célját meghatározza, az adatkezelésre (beleértve a felhasznált eszközt) vonatkozó döntéseket meghozza és végrehajtja, vagy az adatfeldolgozóval végrehajtatja (Infotv. 3. § 9. pont; GDPR 4. cikk 7. pont).

„Adatfeldolgozás” az adatkezelési műveletekhez kapcsolódó technikai feladatok elvégzése, függetlenül a műveletek végrehajtásához alkalmazott módszertől és eszköztől, valamint az alkalmazás helyétől, feltéve hogy a technikai feladatot az adaton végzik (Infotv. 3. § 17. pont; GDPR 4. cikk 8. pont).

„Adatfeldolgozó” az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely szerződés alapján - beleértve a jogszabály rendelkezése alapján kötött szerződést is - adatok feldolgozását végzi (Infotv. 3. § 18. pont; GDPR 4. cikk 8. pont).

„Címzett” az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, akivel vagy amellyel a személyes adatot közlik, függetlenül attól, hogy harmadik fél-e.

„Adatvédelmi incidens” a személyes adat jogellenes kezelése vagy feldolgozása, így különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés (Infotv. 3. § 26. pont; GDPR 4. cikk 12. pont).

3. Az adatkezelések szabályai

Elvek

A V-PLAN KFT és szervezeti egységei gondoskodnak arról, hogy a személyes adatok

a) kezelését jogszerűen és tisztességesen, valamint az érintett számára átlátható módon végezzék (jogszerűség, tisztességes eljárás és átláthatóság elve);

b) gyűjtését csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból végezzék, és azokat ne kezeljék ezekkel a célokkal össze nem egyeztethető módon (célhoz kötöttség elve);

c) az adatkezelés céljai szempontjából megfelelőek és relevánsak legyenek, és a szükségesre korlátozódjanak (adattakarékosság elve);

d) pontosak és szükség esetén naprakészek legyenek; továbbá minden ésszerű intézkedést megtegyenek annak érdekében, hogy az adatkezelés céljai szempontjából pontatlan személyes adatok haladéktalanul törlésre vagy helyesbítésre kerüljenek (pontosság elve);

e) tárolása olyan formában történjen, amely az érintettek azonosítását csak a személyes adatok kezelése céljainak eléréséhez szükséges ideig tegye lehetővé (korlátozott tárolhatóság elve);

f) kezelését oly módon végezzék, hogy megfelelő technikai vagy szervezési intézkedések alkalmazásával biztosítva legyen a személyes adatok megfelelő biztonsága, az adatok jogosulatlan vagy jogellenes kezelésével, véletlen elvesztésével, megsemmisítésével vagy károsodásával szembeni védelmet is ideértve (integritás és bizalmas jelleg elve).

A V-Plan Kft-nek és az általa megbízott alvállalkozóknak meg kell felelniük a fenti elveknek, és képesnek kell lenniük e megfelelés igazolására (elszámoltathatóság elve).

Az adatkezelések fő szabályai

Személyes adat a V-Plan Kft által akkor kezelhető, ha

• ahhoz az érintett írásban hozzájárult, vagy
• azt törvény vagy - törvény felhatalmazása alapján, az abban meghatározott körben – helyi önkormányzat rendelete közérdeken alapuló célból elrendeli (kötelező adatkezelés).

Az érintettel az adat felvétele előtt közölni kell az adatkezelés célját, valamint azt, hogy az adatkezelés önkéntes hozzájáruláson alapul vagy azt törvény, illetve helyi önkormányzat rendelete közérdeken alapuló célból rendelte-e el.

Kötelező adatkezelés esetén meg kell jelölni az adatkezelést elrendelő jogszabályhelyet.

Az érintettel az adat felvétele előtt közölni kell továbbá a releváns adatkezelés jelen Szabályzat 1. sz. mellékletében meghatározott minden részletét.

4. Belső adatvédelmi felelős (adatvédelmi tisztviselő)

A belső adatvédelmi felelős (adatvédelmi tisztviselő) kinevezése

A V-Plan Kft nem kezel olyan mennyiségű és típusú személyes adatot, mely alapján adatvédelmi tisztviselő kinevezése szükséges. Amennyiben ez eléri a jogszabályban előírt mértéket, vagy az adatok jellege változik, adatvédelmi tisztviselő kinevezése szükséges.

5. Belső adatvédelmi nyilvántartás

A V-Plan Kft által megbízott alvállalkozó (Címzett) az adatvédelmi incidensekkel kapcsolatos intézkedések ellenőrzése, valamint az érintett tájékoztatása céljából nyilvántartást vezet, amely tartalmazza:

• az adatkezelés megnevezését;
• a V-Plan Kft nevét és elérhetőségét, továbbá az adott személyes adatokat kezelő egyéb adatkezelő(k) nevét és elérhetőségét, valamint a V-Plan Kft képviselőjének nevét és elérhetőségét;
• az adatkezelési célokat;
• az adatkezelés jogalapját;
• az adat forrását;
• az érintettek kategóriáinak, valamint a személyes adatok kategóriáinak ismertetését;
• az adatvédelmi incidenssel érintettek körét és számát;
• az adatvédelmi incidens időpontját, körülményeit, hatásait és az elhárítására megtett intézkedéseket; valamint
• olyan címzettek kategóriáit, akikkel a személyes adatokat közlik vagy közölni fogják, ideértve a harmadik országbeli címzetteket vagy nemzetközi szervezeteket;
• adott esetben a személyes adatok harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítására vonatkozó információkat;

• a különböző adatkategóriák megőrzésére, illetve törlésére előirányzott határidőket;

• ha lehetséges, az adatbiztonság garantálása érdekében a V-Plan Kft által tett technikai és szervezési intézkedések általános leírását.

6. Adatbiztonsági rendszabályok

Az adatbiztonság megvalósítása érdekében a V-Plan Kft az adatkezelési műveleteket úgy tervezi meg és hajtja végre, hogy a jogszabályok és az adatkezelésre vonatkozó más szabályok alkalmazása során biztosítsa az érintettek magánszférájának védelmét. Ezt elvárja alvállalkozóitól is, melyről az alvállalkozók nyilatkoznak.

A V-Plan Kft megteszi továbbá azokat a technikai és szervezési intézkedéseket és kialakítja azokat az eljárási szabályokat, amelyek a jogszabályok, valamint az egyéb adat- és titokvédelmi szabályok érvényre juttatásához szükségesek.

Ennek biztosítása érdekében a személyes ügyfél-adatokat tartalmazó informatikai rendszereket csak megfelelő szintű hozzáférés-jogosultsággal rendelkező személyek használhatják. A hozzáférés-jogosultság magában foglalja azt az elvet is, hogy kizárólag olyan terjedelmű hozzáférést kapnak az informatikai rendszert használók, amely a munka elvégzéséhez elengedhetetlenül szükséges és csak azok a személyek, akiknek az adatok kezelése és feldolgozása munkaköri feladata. Ezen hozzáférés-jogosultságokat és azok szintjeit a V-Plan Kft ciklikusan felülvizsgálja.

Az adatbiztonság megvalósítása érdekében V-Plan Kft garantálja, hogy illetéktelen személyek fizikailag nem férhetnek hozzá sem a papíralapú, sem pedig az informatikai rendszer egyetlen eleméhez sem.

Az adatbiztonsági rendszabályok érvényesítése érdekében a szükséges intézkedéseket meg kell tenni mind a manuálisan kezelt, mind a számítógépen tárolt és feldolgozott személyes adatok biztonsága érdekében.

Számítógépen tárolt adatok

A V-Plan Kft nem kezel informatikai rendszerében személyes adatokat.

Manuális kezelésű adatok

A manuális kezelésű személyes adatok biztonsága érdekében az alábbi intézkedéseket kell foganatosítani:

Tűz- és vagyonvédelem: Az irattári kezelésbe vett iratokat jól zárható, száraz, tűzvédelmi és vagyonvédelmi berendezéssel ellátott helyiségben kell elhelyezni.

Hozzáférés-védelem: A folyamatos aktív kezelésben lévő iratokhoz csak az illetékes ügyintézők férhetnek hozzá.

Archiválás: A jelen Szabályzat különös részében említett adatkezelések iratainak archiválását évente egyszer el kell végezni. Az archivált iratokat a V-Plan Kft Iratkezelési szabályzatának megfelelően kell szétválogatni és irattári kezelésbe venni.

7. Adattovábbítás

Adattovábbítás megkeresés alapján

A V-Plan Kft-n kívüli harmadik személytől érkező adatközlésre irányuló megkeresés csak akkor teljesíthető, ha az érintett erre előzetesen írásban felhatalmazza a V-Plan Kft-t, kivéve, ha a mindenkor hatályos jogszabályok ettől eltérően rendelkeznek.

Mind az érintett hozzájárulásán alapuló, mind a V-Plan Kft jogszabályi kötelezettségének teljesítését szolgáló, megkeresés alapján teljesített adatszolgáltatással kapcsolatos tényeket, körülményeket jegyzőkönyv felvételével dokumentálni kell. A jegyzőkönyv az alábbiakat tartalmazza:

-       a megkeresést kezdeményező szerv vagy személy megnevezése, hivatalos levelezési címe, telefonszáma;

-       az adatkérés célja, rendeltetése;

-       az adatkérés jogszabályi alapja, illetve az érintett nyilatkozata;

-       az adatkérés időpontja;

-       az adatszolgáltatás alapjául szolgáló adatkezelés megnevezése;

-       az adatszolgáltatást teljesítő szervezeti egység megnevezése;

-       az érintettek köre;

-       a kért adatok köre;

-       az adattovábbítás módja.

A megkeresésre történő adattovábbításról szóló jegyzőkönyv első példányát az adatkezelés helyén kell őrizni.

A teljesített adattovábbításról az érintettet minden esetben értesíteni kell a jegyzőkönyv harmadik példányának megküldésével.

Személyes adatok nyilvánosságra hozatala

A V-Plan Kft által kezelt személyes adatok nyilvánosságra hozatala tilos, kivéve, ha törvény rendeli el. A V-Plan Kft működését bemutató - személyes adatokon is alapuló - statisztikai adatok házon belül és megfelelő jogosultsági szintek megléte esetén közölhetők.

8. Az érintett jogai és jogérvényesítési lehetőségei

Az érintett jogai

Az érintett a V-Plan Kft, vagy az adott adatkezelésnél meghatározott egyéb adatkezelők elérhetőségein keresztül:

a) tájékoztatást kérhet személyes adatai kezeléséről;

b)  kérheti személyes adatainak helyesbítését, törlését vagy zárolását;

c)  tiltakozhat személyes adatának kezelése ellen.

a) Tájékoztatás kérése

Az érintett kérelmére a V-Plan Kft tájékoztatást ad az érintett személyes adatainak kezelésével, továbbításával, feldolgozásával kapcsolatos, az Infotv. 15. § (1) bekezdésben (GDPR 13-14. cikkében) meghatározott körülményekről (azaz pl. arról, hogy a V-Plan Kft az érintett milyen személyes adatait, milyen jogalapon, milyen adatkezelési cél miatt, milyen forrásból, mennyi ideig kezelik).

Az érintett tájékoztatását a V-Plan Kft, illetve szervezeti egységei csak az Infotv. 9. § (1) bekezdésében, valamint a 19. §-ban (GDPR 14. cikk (5) bekezdésében, valamint 23. cikkében) meghatározott esetekben tagadhatja meg.

A V-Plan Kft az érintett erre vonatkozó kérelme esetén 25 (huszonöt) naptári napon belül írásban adják meg az érintettnek a tájékoztatást.

b) A személyes adatok helyesbítése, törlése vagy zárolása

A valóságnak nem megfelelő személyes adatot a V-Plan Kft, illetve alvállalkozója helyesbítik, amennyiben a valóságnak megfelelő személyes adat a rendelkezésükre áll.

A személyes adatot a V-Plan Kft, illetve alvállalkozói törlik, amennyiben:

• a kezelése jogellenes;
• az érintett az adatok törlését kéri;
• az hiányos vagy téves – és ez az állapot jogszerűen nem korrigálható – feltéve, hogy a törlést nem zárja ki a törvény;
• az adatkezelés célja megszűnt vagy az adatok tárolásának törvényben meghatározott határideje lejárt;
• a törlést a bíróság vagy a NAIH elrendelte.

Az érintett kérésére, illetve abban az esetben, ha a rendelkezésre álló információk alapján a törlés feltételezhetően sértené az érintett jogos érdekeit, a V-Plan Kft, illetve alvállalkozói törlés helyett zárolják a személyes adatokat. Az így zárolt személyes adatok csak addig kezelhetők, ameddig fennáll az az adatkezelési cél vagy ok, amely kizárta a személyes adat törlését.

A személyes adatok helyesbítésével, törlésével, illetve zárolásával kapcsolatos tényeket jegyzőkönyvbe kell venni.

c) Tiltakozás személyes adat kezelése ellen

Az érintett az Infotv. 21. §-ában (GDPR 21. cikkében) meghatározott okokból, így például abban az esetben tiltakozhat személyes adatának kezelése ellen, ha a személyes adat felhasználása vagy továbbítása közvélemény-kutatás céljára történik.

Ebben az esetben a V-Plan Kft, illetve alvállalkozói a kérelem benyújtásától számított 15 (tizenöt) naptári napon belül megvizsgálják a tiltakozást, és a vizsgálat eredményéről az érintettet írásban tájékoztatják.

Ha az érintett a V-Plan Kft-nek a döntésével nem ért egyet, illetve, ha a V-Plan Kft, a határidőt elmulasztja, az érintett – a döntés közlésétől, illetve a határidő utolsó napjától számított 30 (harminc) naptári napon belül – bírósághoz fordulhat.

Az érintett jogérvényesítési lehetőségei

a) NAIH vizsgálatának kezdeményezése

Az érintett az Infotv. 52. § (1) bekezdése (GDPR 77. cikke) alapján a NAIH-nál bejelentéssel vizsgálatot kezdeményezhet arra hivatkozással, hogy személyes adatai kezelésével kapcsolatban jogsérelem következett be, vagy annak közvetlen veszélye fennáll.

A NAIH vizsgálatára vonatkozó részletes szabályokat az Infotv. 52-58. §-ai (GDPR VIII. fejezete) tartalmaznak.

A bejelentést a NAIH alábbi elérhetőségein lehet megtenni:

Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság

Postacím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11

E-mail: dpo@naih.hu

Telefon: +36 (1) 391-1400

Fax: +36 (1) 391-1410

Honlap: www.naih.hu

b) Bírósági eljárás kezdeményezése

Az érintett jogainak megsértése esetén az Infotv. 22. § (1) bekezdése (GDPR 79. cikke) alapján bírósághoz fordulhat, a bíróság ezen ügyben soron kívül jár el.

A per elbírálása a törvényszék hatáskörébe tartozik.

A per az érintett választása szerint az érintett lakóhelye vagy tartózkodási helye szerint illetékes törvényszék előtt is megindítható (pl. budapesti lakóhely vagy tartózkodási hely esetén a Fővárosi Törvényszék előtt).

A törvényszékek felsorolása és elérhetősége az alábbi linken keresztül tekinthető meg:

www.birosag.hu/torvenyszekek

9. Ellenőrzés

Az adatvédelemmel kapcsolatos előírások, így különösen jelen Szabályzat rendelkezéseinek betartását az adatkezelést végző szervezeti egységek vezetői folyamatosan ellenőrzik.

A V-Plan Kft által megbízott személy az irat- és adatkezeléssel kapcsolatos szabályzatok, jegyzőkönyvek és a belső adatvédelmi nyilvántartás áttekintésével gondoskodik az adatkezelés törvényes rendjének megtartásáról. Törvénysértés esetén a V-Plan Kft képviselője ennek megszüntetésére szólítja fel a V-Plan Kft-t, illetve szervezeti egységét.

Az adatbiztonsági rendszabályok és intézkedések megtartását a V-Plan Kft képviselője által megbízott informatikus munkatárs ellenőrzi.

Az egyes adatkezelések ellenőrzését szükség szerint, de legalább évente egyszer el kell végezni. Az ellenőrzés tapasztalatairól a belső ellenőr írásban tájékoztatja a V-Plan Kft képviselőjét.

10. Egyéb rendelkezések

A jelen Szabályzatban foglaltakra az Infotv. (GDPR) rendelkezései az irányadók.